Русский English 中文 Мобильная
версия
+7-800-333-56-96
г. Екатеринбург, Сибирский
тракт 9-ый км, д.90
Skype - sales1

Как организовать успешную конференцию?

Главная > Статьи > Как организовать успешную конференцию?

Организация конференции – не простая задача для организатора

Конференция - это обычно мероприятие с числом участников, превыша­ющим несколько десятков человек. При организации крупной конференции количество участ­ников может исчисляться сотнями.

Что нужно для успешного проведения конференции?

 

Начальная подготовка

 
  • Определите общие цели/задачи; будьте готовы к тому, чтобы перепроверить цели/задачи по мере развертывания плана.

  • Определите целевую аудиторию; если вы планируете исполь­зовать почтовую фирму, убедитесь, что она уважаемая и обла­дает опытом в вашей области и что ее список адресатов совре­менен.

  • Заранее определите выступающих.

  • Согласуйте дату с ответственными лицами и выступающими, выберите площадку для прроведения и за­ранее забронируйте ее; имейте при себе подробный список сроков и условий контракта с организацией, предоставля­ющей конференц-залы в аренду, если понадобится изменить детали меропри­ятия или даже отменить его.

  • Позаботьтесь о том, чтобы дата вашей конференции не совпа­дала с датами других мероприятий, что может уменьшить раз­мер вашей аудитории. Если планируемая аудитория будет ин­тернациональной, выясните даты национальных праздников. Проверьте, проводятся ли другие мероприятия, с которыми ваша конференция имеет совместную область деятельности. Вам может представиться возможность привлечь вашу целе­вую аудиторию после окончания другого мероприятия.

  • Разработайте рекламный материал, сверив с выступающими точность ваших описаний их компетенции и опыта, а также содержание планируемых выступлений. Спланируйте рекламную кампанию, используя разнообразные методы размещения информации о конференции там, где ее найдут потенциальные участники.

  • Планируйте действия на случай чрезвычайных обстоятельств. Будьте предусмотрительны, но не слишком беспокойтесь! Учитывайте обстоятельства, которые могут стать для вас ис­точником проблем: внезапная болезнь выступающего, пробле­мы с помещением, забастовки на железных дорогах и т.д.
 

Ближе к дате проведения конференции

 

В течение всего времени, пока приготовления набирают темп и дата мероприятия приближается, ставьте себя на место ауди­тории, задавая себе вопросы, например следующие:
- Зачем мне присутствовать на этой конференции?
- Что эта конференция может мне дать?
- Как ее содержание поможет организации, в которой я работаю?
- Будут ли возмещены затраты?
- Хорошо ли все организовано? Легко ли мне будет добираться?

 
  • Отправьте информацию о конференции вашей целевой аудито­рии с запасом минимум в шесть недель, а в идеале - за три месяца до даты проведения. Существует тонкая грань между рассылкой информации с учетом времени, достаточного для уведомления, и рассылкой так рано, что потенциальная ауди­тория не сочтет ее важной.

  • Рассмотрите другие формы рекламы, включая статьи в журна­лах об обучении и торговле, входные билеты в журналах и электронную почту. Вообще распечатка материалов должна быть организована за два месяца до того, как они потребуют­ся, чтобы было достаточно времени для проведения всех под­готовительных мероприятий. Проверьте соответствующие даты в этих материалах.
  • Продумайте публикацию статьи в журнале, который имеет отношение к теме конференции и помещает информацию о ней.

  • Внимательно следите за своими рекламными затратами, рас­ходы по этой статье легко могут стать чрезмерными.

  • Работайте ближе к месту проведения конференции. Определи­те, есть ли там люди, которые могут вам помочь с планирова­нием, и кто будет под рукой в этот важный день. Выясните различные детали, включая то, как обрабатываются сообще­ния для выступающих и участников. Обсудите с администра­цией конференц-зала их опыт, все, что может пойти не так, и их подход к решению непредвиденных проблем.

  • Организуйте доставку участников и используйте их ответы для формирования основы процесса регистрации.

  • Если все эти основополагающие пункты были приняты во внимание, первая регистрация участников должна пройти в течение одного месяца со дня объявления о конференции. Держите под контролем число проданных билетов, чтобы вы могли быстро сообщить количество, квалификацию и уровень тех, кто уже зарегистрировался. Будьте готовы проверить сле­дующее:

    - Не было ли проблем с почтой?

    - Привлекли ли мы внимание достаточного количества нуж­ных людей?

    - Насколько значимым является содержание?

    - Нет ли пересечений с другими мероприятиями?

    - Будьте готовы к тому, чтобы переговорить с некоторыми представителями вашей целевой аудитории и выяснить, есть ли у них проблемы.

  • В определенный момент вам, может быть, придется принять решение об отмене конференции. Определите готовность ора­торов выступить перед меньшей аудиторией или возможность изменить их график. Планирование всегда должно включать оценку расходов и последствия в случае отмены мероприятия. Если отмена неизбежна, убедитесь, что все будет организова­но настолько профессионально, насколько это возможно.

  • Поработайте с ораторами для того, чтобы убедиться, что ваши и их ожидания по поводу выступлений действительно совпа­дают. Тщательно проинструктируйте их о ваших предположе­ниях по поводу помещения и любой реакции участников. Узнайте, надо ли для них зарезервировать номер на ночь; кто их встретит и присоединится к ним за обедом; хотите ли вы, чтобы они присутствовали на всем протяжении конференции; будут ли проводиться собрания по решению вопросов в конце каждого дня; где бы вы хотели, чтобы они присутствовали?

  • Все эти моменты жизненно важны, если привлекаются орато­ры со стороны, услуги которых вы, возможно, оплачиваете. Эти пункты также важны, когда вы просите людей из выше­стоящего руководства вашей организации выступить на кон­ференции.
 

Накануне мероприятия

 
  • В последний раз проверьте наиболее важные аспекты, особенно:
    - помещение, включая питание и тому подобные моменты;
    - выступающих;
    - оборудование.
    Обеспечьте присутствие представителей прессы. Надеемся, что все пойдет по плану, но ваши хорошо проду­манные планы действий на случай непредвиденных обстоятельств могут начать работать без вашего участия!
  • Сделайте все возможное, чтобы расслабиться. В день прове­дения вы, скорее всего, будете находиться под немалым дав­лением. Чем лучше вы себя подготовите, тем выше будет ваша способность решать трудные проблемы.
 

В день проведения Конференции

 

Все должно пройти хорошо, если все было точно спланировано Вам потребуется (и вы заслуживаете) немного удачи для того, что­бы все прошло великолепно! Проведите день с ораторами и основ­ными участниками. Оставьте приготовление конференц-зала на администрацию - они должны быть в состоянии следить за тем чтобы все шло как надо.

 

После Конференции

 

Продолжайте делать все так же профессионально, как и в процессе планирования и проведения конференции:

  • Поблагодарите выступавших, организаторов места встречи и всех представителей прессы.
  • Доведите до конца все занятия и планы, которые были обсуж­дены.
  • Проанализируйте все, что вы запланировали, и все, что про­изошло. Что может быть сделано лучше в следующий раз?

 

В гостинице "Пале Рояль" вы можете воспользоваться заранее сформированным конференц пакетом, упрощающим заказ и организацию мероприятия.

© 2012—2016 Palais Royal Hotel
Официальный сайт.
Карта сайта
Екатеринбург, Сибирский тракт, д. 90
info@paleroyal.ru

Карта проезда
Бронирование
Бронирование
Благодарим Вас за бронирование!

Мы свяжемся с Вами в течение 10 минут.